Tiedostojen poistamisen Google-dokumenteista ei pitäisi olla työlästä. Olemme usein ylikuormitettuja tiedostoilla, valokuvilla, musiikilla ja vuosien mittaisella tiedolla, jota emme enää tarvitse. Jos Google-dokumentit ovat täynnä, mikä vaikeuttaa asiakirjojen löytämistä, on olemassa tapoja järjestää ja poistaa ei-toivottua sisältöä.
Toisinaan saatat katsoa täydellistä luetteloa tiedostoista, joita et halua, joita et tarvitse tai joille ei vain ole tarpeeksi tilaa.
Henkilökohtaisesti ei ole harvinaista, että Google-dokumenttien luettelossani näkyy joukko nimeämättömiä tiedostoja, kopioita ja jaettuja asiakirjoja, joita ei enää käsitellä. Google tekee tiedostojen tallentamisesta ja jakamisesta niin uskomattoman helppoa, että jonkin ajan kuluttua kaikki ne asiakirjat sotkevat Google Drivesi, mikä tekee sinusta sekaisin, lisää tuottavuuttasi ja lisää stressitasosi.
Joten miten aiot poistaa kaikki nämä ei-toivotut tiedostot? Onko olemassa säilyttämisen arvoisia tiedostoja ja ovatko ne todella kadonneet niistä, jotka olet päättänyt poistaa?
Huomaat, että Google Drive on hyödyllinen sinulle tässä prosessissa, joten sinun on hyödyllistä oppia käyttämään Google Drivea hyvin.
Kuinka poistaa tiedostoja Google-dokumenteista
Otsikossa voi olla "useita", mutta aion kattaa myös yksittäisten tiedostojen poistamiseen käytetyn lähestymistavan. Yhden tiedoston poistaminen turvonneesta Google-dokumenttien luettelosta:
- Kun olet Google-dokumenteissa, valitse poistettava tiedosto ja napsauta hiiren vasemmalla painikkeella kyseisen tiedoston valikkokuvaketta (joka osoittaa kolmella pystysuoralla pisteellä).
- Valitse ponnahdusikkunassa olevista vaihtoehdoista Poista jotta se poistetaan luettelostasi.
- Näytön alareunaan ilmestyy valintaikkuna, joka ilmaisee, että tiedosto on siirretty roskakoriin. Valintaikkunan oikealla puolella on PERUUTA vaihtoehto. Klikkaus PERUUTA jos poistat tiedoston vahingossa.
Kuinka poistaa useita asiakirjoja
Google-dokumentteja ei ole tarkoitettu asiakirjojen järjestämiseen, et voi poistaa useita tiedostoja kerralla. Sen sijaan sinun on siirryttävä Google Driveen. Onneksi voit poistaa useita Google-dokumentteja Google Drivesta.
Vedä suljettujen tiedostojen luettelo ylös.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat poistaa. Jos tämä on ainoa tiedosto, jonka haluat poistaa, voit napsauttaa Roskakori -kuvaketta vasemmassa yläkulmassa tai napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista valikosta.
Jos haluat poistaa useita tiedostoja, napsauta ensimmäistä tiedostoa hiiren vasemmalla painikkeella ja pidä painettuna CTRL -näppäintä ja napsauta hiiren vasemmalla painikkeella jokaista jäljellä olevista tiedostoista, jotka haluat poistaa.
Jatka tätä, kunnes kaikki tiedostot on valittu. Jos poistettavat tiedostot sijaitsevat peräkkäin, voit pitää näppäintä painettuna Siirtää -näppäintä, kun olet valinnut ensimmäisen tiedoston ja napsauta sitten viimeistä tiedostoa ketjussa, jonka haluat poistaa.
Kun kaikki tiedostot on valittu, napsauta yhtä niistä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista valikosta tai napsauta Roskakori -kuvake ikkunan oikeassa yläkulmassa.
Kaikki valitut tiedostot siirretään nyt kansioon Roskakori .
Vanhojen jaettujen Google-dokumenttien ja malligallerian arkistointi/piilottaminen
Jos etsit nopeaa siivousta Google-dokumenteissasi, on yksinkertainen tapa piilottaa kanssasi jaetut asiakirjat. Usein huomaamme, että Google Drivemme on niin täynnä jaettuja tiedostoja, että niiden kaikkien poistaminen voi olla pelottavaa.
Voit puhdistaa Google-dokumenttien ulkoasun yhdellä napsautuksella ja säilyttää ne tulevaa tarvetta varten.
Voit piilottaa asiakirjat, joita et omista, seuraavasti:
Napsauta avataksesi sen ja valitse "Ei omista minä". Google-dokumentit näyttävät nyt vain ne asiakirjat, jotka on jaettu kanssasi.
Voit myös käyttää tätä toimintoa suodattamaan pois kaikki tiedostot, joita et omista, mikä helpottaa tarpeettomien asiakirjojen poistamista.
Lisäksi, jos malliluettelon katoaminen tekee sinulle visuaalisesti houkuttelevamman, voit tehdä sen avaamalla valikon (merkitty kolmella pystysuoralla pisteellä), joka sijaitsee sanan 'MALLINEGALLERIA' oikealla puolella ja valitsemalla Piilota mallit .
Poista versiohistoriasi
Yksi Google Driven ominaisuus on, että asiakirjojen versiot tallennetaan automaattisesti ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään. Näet versioluettelon painamalla CTRL+ALT+VAIHTO+H samaan aikaan. Vaikka tämä ominaisuus on uskomattoman hyödyllinen, jos aiot joskus palata asiakirjan aiempaan versioon tai haluat vain tarkastella tehtyjä muutoksia, et ehkä halua muiden uteliaiden silmien näkevän sitä.
Oletusarvoisesti kaikki versiohistoria poistetaan automaattisesti 30 päivän kuluttua. Tämä voi kuitenkin olla joillekin liian pitkä odotus. Ainoa jäljellä oleva vaihtoehto on pakottaa Google Drive poistamaan versiohistoria kokonaan välittömästi. Tämä edellyttää, että teet kopion kyseisestä asiakirjasta.
Mitä sinun tulee tehdä:
- Kirjaudu Google Driveen ja napsauta hiiren kakkospainikkeella asiakirjaa, jonka versiohistoria haluat poistaa.
- Valita 'Tee kopio' valikon ponnahdusikkunasta.
- Kun kopio on tehty, valitse Poista äskettäin kopioitu (ei kopio) asiakirja tai valitse asiakirja ja napsauta Roskakori-kuvaketta oikeassa yläkulmassa. Tämä ei ainoastaan poista asiakirjaa, vaan myös sen versiohistoriaa.
- Napsauta seuraavaksi hiiren kakkospainikkeella juuri poistamaasi asiakirjan kopiota ja valitse Nimeä uudelleen ponnahdusvalikosta. Nimeä asiakirja uudelleen alkuperäiseksi otsikoksi tai anna sille uusi nimi ja napsauta sitten OK .
- Vahvista avaamalla asiakirja ja napsauttamalla "Tiedosto". Valitse valikosta "Katso versiohistoria" ja tarkista, ettei asiakirjalle ole enää versiohistoriaa.
Tyhjennä roskakori (pysyvä poisto)
Toistaiseksi olet poistanut vain tiedostoja ja asiakirjoja näkymästä. Jos haluat poistaa tiedoston tai tiedostot pysyvästi, sinun on suoritettava pieni roskakorisukellus. Kun tiedosto on poistettu pysyvästi, kaikki, joiden kanssa olet jakanut tiedoston, menettävät pääsyn siihen.
Palaa takaisin Google Driveen ja napauta "Roskakori" valikkokuvakkeesta. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat poistaa, ja napauta "Poista ikuisesti". Huomioi myös Palauta-vaihtoehto tässä. Jos joskus poistat kohteen vahingossa, voit palauttaa sen Google Driven roskakorikansiosta.
Siirrä tiedoston omistajuus
Jos sinulla on jaettu tiedosto (jonka olet omistaja), joka on tärkeä niille, joille se on jaettu, voit siirtää omistajuuden niille muutamalla helpolla vaiheella.
Kuka tahansa muu, jolle olet jakanut kansion tai tiedoston, voi vaatia omistajuuden, jos olet valmis luopumaan siitä. Tiedoston yksinomaisuuden luovuttaminen jaetulle osapuolelle:
- Siirry Google Driveen ja valitse omistajuuden siirtokansio. Jos haluat valita useita kansioita, pidä CTRL näppäintä samalla kun valitset jokaisen tai pidä alhaalla Siirtää jos tiedostot on kohdistettu peräkkäin.
- Klikkaa Jaa -kuvake oikeassa yläkulmassa (merkitty henkilön siluetilla +-merkillä)
- "Jaa ihmisten ja ryhmien kanssa" -ikkuna avautuu. Valitse sen henkilön nimi, jolle haluat antaa omistajuuden.
- Napsauta tulevan omistajan nimen oikealla puolella olevaa alanuolta ja muuta se muotoon "Tee omistaja".
- Näyttöön tulee ponnahdusikkuna vahvistaaksesi tehdyt muutokset. Vahvista valitsemalla "Kyllä".
- Klikkaus Tehty jotta siirto astuisi voimaan.
Voit edelleen muokata kansiota omistajuuden siirtämisen jälkeen. Uusi omistaja voi päättää, peruuttaako käyttöoikeudet vai ei. Voit nyt poistaa kansion Google Drive -luettelostasi ja jättää sen turvallisesti uudelle omistajalle.
Tiedostosilppuri (kaikki tiedostot poistettu)
Kaikkien tiedostojen poistaminen lopullisesti:
- Kun olet Google Drivessa, valitse vasemman reunan valikosta Roskakori .
- Tarkista, että kaikki luettelossa olevat tiedostot ovat niitä, jotka haluat poistaa kokonaan.
- Napsauta tiedostoluettelon yläosassa Tyhjennä roskat poistaaksesi kaikki luettelon kohteet pysyvästi.