Kuten useimmat ihmiset, käytät todennäköisesti Exceliä vakaviin tehtäviin, kuten koulu- tai työprojekteihin. Joten käsittelemäsi tiedostot ovat erittäin tärkeitä. Jos jokin menee pieleen, kuten sähkökatkos tai suljet asiakirjan vahingossa, paniikkiin ei ole syytä.
Office 365:ssä on AutoSave-vaihtoehto, joka tallentaa Excel-, Word- ja PowerPoint-tiedostosi muutaman sekunnin välein. Office 2016:ssa ja ohjelmistopaketin vanhemmissa versioissa on AutoRecover-vaihtoehto, jonka avulla voit palauttaa tiedostoja, joita ei ole tallennettu oikein.
Lue lisää Excelin automaattisesta tallennus- ja palautusominaisuuksista.
Excelin automaattinen tallennus
Jos olet tilannut Office 365:n, Office-tiedostosi tallennetaan automaattisesti AutoSave-vaihtoehdolla. Tämä vaihtoehto on oletuksena käytössä, ja näet sen Excel-ikkunan vasemmassa yläkulmassa. AutoSave tallentaa tiedostot suoraan OneDrive Microsoft Cloud -tiliisi tai SharePoint Onlineen.
Voit poistaa tämän vaihtoehdon käytöstä siirtämällä liukusäädintä. Jos AutoSave-kuvake on harmaa, tiedostosi on todennäköisesti tallennettu muuhun paikkaan kuin pilveen (esim. tietokoneesi paikalliseen kansioon tai palvelimeen).
Yleensä haluat AutoSave-vaihtoehdon olevan käytössä aina, koska et koskaan tiedä, milloin tarvitset sitä. Et voi suunnitella tilanteita, kuten virranpuutetta tai Excelin sulkemista vahingossa.
Jos mietit, kuinka usein Excel tekee automaattisen tallennuksen, oletusaika on kymmenen minuutin välein. Voit muuttaa tätä asetusta, vaikka prosessi selitetään Automaattinen palautus -osion jälkeen, koska Office 365:n ja vanhempien versioiden polut ovat samat.
AutoSave-ongelma
Vaikka AutoSave-ominaisuus on aina erittäin hyödyllinen, jotkut käyttäjät valittivat ongelman. Ongelma ilmenee, kun yrität tallentaa tiedoston käyttämällä Tallenna nimellä -toimintoa ja otat automaattisen tallennuksen käyttöön.
Muutokset, jotka teet ennen Tallenna nimellä -komennon käyttöä, päivittävät alkuperäisen tiedoston, vaikka et haluaisi sitä. Jos käytät Tallenna nimellä -ominaisuutta ja nimeät uuden tiedoston jollakin muulla kuin alkuperäisellä, se voi aiheuttaa ongelmia ja sekaannusta.
Ihmiset valittivat tästä ja Microsoft kuunteli. Office 365 -ohjelmissa, kuten Excelissä, Microsoft esitteli uuden Tallenna kopio -ominaisuuden. Tämä ominaisuus auttaa sinua välttämään automaattisen tallennuksen virheet. Nyt tiedostot voidaan tallentaa juuri niin kuin halusit, ilman muutoksia alkuperäiseen.
Excelin automaattinen palautus
AutoSave ei ollut juttu Officen aiemmissa erissä. Excel 2016:ssa ja aiemmissa versioissa on sen sijaan automaattinen palautusvaihtoehto. Tämä ominaisuus toimii myös suojana odottamattomilta olosuhteilta, jotka voivat poistaa tiedostosi.
Esimerkiksi kun Excel kaatuu virran puutteen vuoksi, seuraavan kerran avaat sen, näet Asiakirjan palautus -ikkunan. Voit sitten palauttaa tiedoston tai hylätä sen. Näet tiedoston tarkan päivämäärän ja kellonajan, jotta voit määrittää tarkalleen, mikä tiedosto se on.
Jos kadotit useita tiedostoja, ne kaikki näytetään. Voit myös napsauttaa mitä tahansa niistä ja esikatsella niitä ennen kuin päätät, haluatko säilyttää ne. Vinkki: pidä palautumisaika kymmenen minuutin oletusajassa tai lyhennä sitä vieläkin.
AutoSave- ja AutoRecover-ajastinten muuttaminen
Ongelmia voi syntyä minä hetkenä hyvänsä. Jos olet tärkeässä projektissa, on parasta suunnitella tiedostojen varmuuskopiointi. Et halua menettää tietojasi, minkä vuoksi Excelin automaattisen tallennuksen tai automaattisen palautuksen ajastimet tulisi asettaa minimiin.
Näin voit muuttaa automaattisen tallennuksen ja automaattisen palautuksen ajastimia (sama polku on sama kaikissa Excel-versioissa):
- Avaa Excel tietokoneellasi.
- Napsauta Tiedosto-valikkoa näytön vasemmassa yläkulmassa.
- Valitse avattavasta valikosta Asetukset.
- Napsauta vasemmalla olevaa Tallenna-välilehteä.
- Voit valita tiedostomuodon ja ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä AutoSave/AutoRecover-asetukset täällä. Varmista, että AutoSave/AutoRecover-kohdan vieressä oleva valintaruutu on merkitty, samoin kuin alla oleva valintaruutu - "Säilytä viimeisin automaattisesti tallennettu versio, jos suljen tallentamatta".
- Määritä, kuinka usein AutoSave tai AutoRecover tallentaa tiedot (kirjoita numero 1-120, aika mitataan minuutteina).
Älä menetä tietoja
Tuntikausia työstämäsi Excel-tiedoston menettäminen on painajainen. Se tapahtui kaikille, ainakin kerran. Sinun ei enää tarvitse huolehtia siitä, ota vain automaattinen tallennus ja automaattinen palautus käyttöön, niin olet turvassa.
Automaattisen palautuksen ajastin voidaan asettaa vain 1 minuuttiin, mutta huomaa, että tämä saattaa vaikuttaa Excelin suorituskykyyn. Siitä huolimatta et todennäköisesti edes huomaa eroa. Tämä ominaisuus on liian hyödyllinen laiminlyötäväksi.
Miten automaattisen palautuksen ja automaattisen tallennuksen ajastin on asetettu? Oletko koskaan tarvinnut tätä ominaisuutta? Kerro meille kommenttiosiossa, olemme iloisia kuullessamme sinusta.