Google Sheets on samanlainen kuin Microsoft Excel. Vaikka Sheets ei pysty kilpailemaan suoraan Microsoftin vanhan sovelluksen kaikkien ominaisuuksien kanssa, se on tehokas taulukkolaskentatyökalu, joka pystyy tasapainottamaan budjetteja, suorittamaan yhtälöitä ja seuraamaan tietoja reaaliajassa.
Monet Excelin ominaisuudet kopioidaan tai peilataan Sheetsissa, mikä helpottaa siirtymistä Microsoftin tuottavuusohjelmistosta Googlen omiin tarjontaan. Käyttäjät, joilla on peruslaskentataulukoita (ne, joilla ei ole mukautettuja makroja tai suunnitteluelementtejä), voivat itse asiassa tuoda Excel-tiedostonsa suoraan Sheetsiin ilman ongelmia tai häiriöitä.
Yksi ongelma, joka laskentataulukoiden käyttäjillä on ollut, on se, että kun tuodaan ja kerätään tietoja useista lähteistä (yksi monista laskentataulukoiden tehtävistä), ei ole ollenkaan harvinaista, että satunnaisia tyhjiä soluja, rivejä ja sarakkeita ilmestyy. asiakirjan sisällä. Vaikka tämä ongelma on hallittavissa pienemmillä arkeilla, joista voit vain poistaa rivit manuaalisesti, se on valtava ongelma, kun se ilmenee suuremmissa asiakirjoissa.
Näiden tyhjien tilojen poistaminen on kuitenkin nopeaa ja helppoa, jos tiedät oikeat vaiheet. Tässä artikkelissa näytän sinulle, kuinka voit poistaa kaikki tyhjät rivit ja sarakkeet Google Sheets -dokumentistasi automaattisen suodattimen avulla.
Yksinkertainen menetelmä
Jos yrität poistaa kaikki tyhjät rivit sisältösi alla, voit tehdä sen. Päästäksesi eroon kaikista tyhjistä sarakkeista, napsauta riviä, josta haluat aloittaa, ja käytä seuraavia näppäimistökomentoja:
Omena – Komento + Vaihto + alanuoli
PC – Control + Shift + alanuoli
Kun olet tehnyt tämän, huomaat, että koko arkki on korostettu. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehto kaikkien rivien poistamiseksi. Valmis tuotteesi näyttää tältä:
Voit tehdä saman myös kaikille tietojesi oikealla puolella oleville sarakkeille. Käytä samoja komentoja kuin yllä, käytä oikeaa nuolta, korosta kaikki sarakkeet, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja poista. Tämä jättää paljon puhtaamman näköisen datataulukon.
Automaattisen suodattimen käyttäminen
Automaattisen suodattimen määrittäminen
Yksinkertaistetusti; automaattinen suodatin ottaa Excel-sarakkeiden sisältämät arvot ja muuttaa ne erityisiksi suodattimiksi kunkin solun sisällön tai tässä tapauksessa sen puuttumisen perusteella.
Vaikka alun perin otettiin käyttöön Excel 97:ssä, automaattisista suodattimista (ja suodattimista yleensä) on tullut valtava osa taulukkolaskentaohjelmia huolimatta siitä, että käyttäjiä on pieni vähemmistö, joka tietää niistä ja käyttää niitä.
Automaattista suodatustoimintoa voidaan käyttää useisiin eri lajittelumenetelmiin. Itse asiassa ne ovat tarpeeksi tehokkaita lajittelemaan ja työntämään kaikki tyhjät solut laskentataulukon ala- tai yläosaan.
- Aloita avaamalla laskentataulukko, joka sisältää tyhjiä rivejä ja sarakkeita, jotka haluat poistaa asiakirjasta.
- Kun asiakirja on avattu, lisää uusi rivi laskentataulukon yläosaan. Kirjoita ensimmäiseen soluun (A1) mikä tahansa nimi, jota haluat käyttää suodattimellesi. Tämä on luomamme suodattimen otsikkosolu.
- Kun olet luonut uuden rivin, etsi suodatinkuvake Google Sheetsin komentoriviltä. Se on kuvassa alla; sen yleinen ulkonäkö on samanlainen kuin ylösalaisin käännetty kolmio, jonka pohjassa on viiva, kuten martinilasi.
Napsauttamalla tätä painiketta luodaan suodatin, joka oletusarvoisesti korostaa muutamia solujasi vihreällä paneelin vasemmalla puolella. Koska haluamme tämän suodattimen ulottuvan koko asiakirjaamme, napsauta suodatinkuvakkeen vieressä olevaa pientä avattavaa valikkoa. Täällä näet useita vaihtoehtoja suodattimien vaihtamiseen. Valitse luettelon yläreunasta "Luo uusi suodatinnäkymä."
Google Sheets -paneeli laajenee ja muuttuu tummanharmaaksi sekä sisääntulopisteen, johon voit lisätä suodattimen parametrit. Ei ole tärkeää, että sisällytät kaikki yksittäiset sarakkeet, mutta varmista, että olet sisällyttänyt asiakirjaan kaikki rivit ja sarakkeet, jotka sisältävät tyhjiä välilyöntejä. Varmuuden vuoksi voit antaa suodattimen peittää koko asiakirjasi. Syötä tämä asiakirjaan kirjoittamalla jotain kuten A1:G45, jossa A1 on aloitussolu ja G45 on lopetussolu. Jokainen solu väliltä valitaan uudessa suodattimessasi.
Automaattisen suodattimen käyttäminen tyhjien solujen siirtämiseen
Tämä seuraava kohta saattaa tuntua hieman oudolta, koska se siirtää ja järjestää tietojasi uudelleen tavalla, joka vaikuttaa parhaimmillaan intuitiiviselta ja pahimmillaan tuhoisalta.
Kun suodattimesi on valittu, napsauta vihreää kolmirivistä kuvaketta laskentataulukon A1-sarakkeessa, jossa määritit otsikon aiemmin. Valitse tästä valikosta "Lajittele A-Z". Näet tietosi siirtyvän aakkosjärjestykseen, joka alkaa numeroista ja seuraa kirjaimia.
Tyhjät kohdat työnnetään sillä välin laskentataulukon alaosaan. Jatka laskentataulukon käyttämistä sarake sarakkeelta, kunnes tyhjät solut ovat siirtyneet näytön alaosaan ja Google Sheetsin yläreunassa näkyy yksi kiinteä tietolohko. Tämä tekee tiedoistasi todennäköisesti hämmentävän, lukukelvottoman sotkun – älä huoli, tämä kaikki selviää lopulta.
Tyhjien solujen poistaminen
Kun tyhjät solut on siirretty laskentataulukon alaosaan, niiden poistaminen on yhtä helppoa kuin minkä tahansa muun solun poistaminen. Korosta ja valitse laskentataulukon tyhjät solut, jotka on siirretty asiakirjan alaosaan, hiirellä.
Riippuen tyhjien solujen määrästä ja laskentataulukon työalueesta, haluat ehkä loitontaa näyttöäsi nähdäksesi enemmän ympäröivää aluetta (useimmat selaimet, mukaan lukien Chrome, mahdollistavat zoomauksen käyttämällä Ctrl/Cmd ja + ja – näppäimet; voit myös pitää Ctrl/Cmd painettuna ja käyttää hiiren tai kosketuslevyn vierityspyörää).
Napsauta ja pidä painettuna valitaksesi ympäröivät tyhjät solut ja vedä hiirtä jokaisen solun yli. Tai noudata yllä lueteltuja vaiheita poistaaksesi nopeasti kaikki alla ja tietojesi oikealla puolella olevat solut.
Kun se on korostettu, poista tyhjät solut napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella.
Laskentataulukon uudelleenjärjestely
Nyt kun olet poistanut loukkaavat tyhjät solut, voit järjestää laskentataulukon uudelleen normaaliin järjestykseen. Kun napsautat samaa kolmiviivaista valikkopainiketta aiemmin suodattimen sisällä, voit järjestää vain aakkosjärjestyksessä tai käänteisessä aakkosjärjestyksessä. On myös toinen lajitteluvaihtoehto: automaattisen suodattimen poistaminen käytöstä.
Voit tehdä tämän napsauttamalla kolmiovalikkopainiketta automaattisen suodattimen kuvakkeen vieressä Sheetsissa. Tässä valikossa näet suodattimesi vaihtoehdon (nimeltään "Suodatin 1" tai mikä tahansa tekemäsi numerosuodatin) sekä "Ei mitään". Jos haluat poistaa aiemmin käyttämäsi suodattimen käytöstä, valitse tästä valikosta "Ei mitään".
Laskentataulukkosi palaa normaaliksi kuin taika, mutta ilman tyhjiä soluja, jotka poistit aiemmin.
Kun solut on poistettu, voit jatkaa uudelleenjärjestelyä ja tietojen lisäämistä takaisin laskentataulukkoon. Jos jostain syystä tämä menetelmä aiheuttaa tietojesi epäjärjestystä, sen peruuttaminen on yhtä helppoa kuin sukeltaa asiakirjojen historiaan ja palauttaa aikaisempaan kopioon.
Voit myös käyttää kopioi ja liitä -toimintoa siirtääksesi tietojasi helposti ilman, että sinun tarvitsee käsitellä satoja tyhjiä soluja, jotka estävät polkusi. Tämä ei ole täydellinen ratkaisu, mutta se työntää tietosi asiakirjassasi olevien tyhjien solujen joukon yläpuolelle. Ja loppujen lopuksi se on paljon helpompaa kuin rivien massapoisto yksitellen.