Jos haluat tietää kuinka poistaa Workspace Asanassa, lyhyt vastaus on - et voi. Koska siihen liittyy useampi kuin yksi käyttäjä, alusta ei salli sinun poistaa sitä kokonaan. On kuitenkin olemassa tapoja kiertää se.
Tässä artikkelissa selitämme, kuinka työtila poistetaan käytöstä Asanassa poistamatta sitä.
Kuinka luoda uusi työtila Asanassa?
Mikä työtila oikein on? Ryhmäprojektia koordinoitaessa on parasta luoda jaettu tila dokumenttien tallentamista ja tiedostojen vaihtoa varten. Tätä tilaa kutsutaan työtilaksi.
Asanassa on hienoa, että et tarvitse yhteistä sähköpostiverkkotunnusta tehdäksesi yhteistyötä ihmisten kanssa. Jokainen osallistuja voi käyttää henkilökohtaista sähköpostiosoitettaan pääsyyn. Voit myös liittyä useisiin organisaatioihin yhdellä tilillä. Voit kuitenkin vierailla vain niissä, joihin kuulut tietosuojakäytäntöjen vuoksi.
Muut jäsenet eivät puolestaan näe työtilaasi, ellet lähetä heille kutsua. Näin luot uuden työtilan Asanassa:
- Avaa Oma profiiliasetukset napsauttamalla profiilikuvaasi.
- Avaa "Lisää-välilehti".
- Valitse "Luo uusi työtila".
Kun olet valmis, voit alkaa kutsua yhteiskäyttäjiä mukaan.
Kun projekti on valmis, et todennäköisesti käytä kyseistä työtilaa enää. Et kuitenkaan voi poistaa sitä Asanasta. Sen sijaan sinun on suoritettava tiettyjä toimenpiteitä sen poistamiseksi käytöstä. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Poista kaikki työtilan tehtävät. Voit tehdä sen etsimällä tehtävät pääruudusta ja käyttämällä Sarkain + Askelpalautin -pikanäppäintä. Voit myös avata oikeanpuoleisen ruudun ja napsauttaa "Poista tehtävä".
- Projektien poistaminen. Avaa pudotusvalikko napsauttamalla otsikon vieressä olevaa pientä nuolikuvaketta. Valitse "Poista projekti".
- Poista kaikki tiimin jäsenet. Siirry kohtaan Ryhmäasetukset > Jäsenet. Valitse kaikki jäsenet itseäsi lukuun ottamatta. Napsauta "Poista".
Kun olet tyhjentänyt kaikki tiedot, voit nyt poistua työtilasta. Näin:
- Avaa profiilisi ja napsauta kuvaasi.
- Siirry kohtaan "Lisää".
- Valitse "Poista minut tästä työtilasta".
Koska jäseniä tai tiedostoja ei enää ole, työtila on yhtä hyvä kuin poistettu.
Kuinka rajoittaa pääsyä jäseniin Asanassa?
Voit järjestää koko tilan melko paljon hallintakonsolin avulla. Luojana olet ensimmäinen, joka lähettää kutsut muille jäsenille. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Avaa "Jäsenet-välilehti".
- Etsi "Kutsu jäseniä" -painike ja napsauta sitä.
- Kirjoita yhteistyökumppanisi sähköpostiosoite.
- Valitse avattavasta valikosta projekti, jonka haluat jakaa heidän kanssaan.
- Napsauta "Lähetä".
Jos lähetit kutsun vahingossa väärälle henkilölle, se ei ole peruuttamaton. Näin voit peruuttaa kutsun:
- Avaa "Jäsen".
- Etsi kutsu, jonka haluat peruuttaa.
- Napsauta kolmea pientä pistettä sähköpostiosoitteen vieressä.
- Napsauta "Peruuta kutsu".
Hallintakonsolin avulla voit myös määrittää, millä henkilöillä on pääsy mihinkin projekteihin tai tehtäviin. Selvityksen tason perusteella jäseniä on kahdenlaisia. Työtilan jäsenillä on rajoittamaton käyttöoikeus, ja he voivat lähettää kutsuja, mukauttaa työtilaa ja paljon muuta.
Kun teet jonkun rajoitetun pääsyn jäseneksi, annat hänen luoda ja muokata projekteja ja kutsua muita rajoitettuja jäseniä. He eivät kuitenkaan voi tehdä muutoksia työtilaan eivätkä vaihtaa muiden ihmisten jäsenyyksiä. Näin voit rajoittaa pääsyä Asanan jäseniin:
- Avaa "Jäsenet"-välilehti hallintakonsolin avulla.
- Etsi henkilö, jonka jäsenyyden haluat muuntaa.
- Napsauta kolmea pientä pistettä oikealla.
- Valitse "Rajoitettu jäsen".
Työtilan jäsenet ja järjestelmänvalvojat voivat myös poistaa ihmisiä työtilasta, kun taas rajoitetun pääsyn jäsenet eivät. Tästä on apua, jos olet vahingossa lisännyt väärän henkilön projektiin. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Siirry kohtaan Ryhmäasetukset > Jäsenet.
- Etsi henkilön nimi Jäsenluettelosta.
- Valitse "Poista".
Kuinka tuoda tehtäviä Asanaan?
On olemassa useita työnhallintatyökaluja, joiden avulla voit siirtää työmääräsi Asanalle. Voit siirtää mitä tahansa tietoja taulukkolaskentaohjelmista, kuten Excelistä ja Smartsheetistä.
Jos haluat oppia tuomaan tehtäviä Asanaan, sinun on ensin ladattava CVS Importer. Voit tuoda tehtävän nimen ja kuvauksen, mutta myös eräpäivän ja aloituspäivän, yhteiskäyttäjät, mukautetut kentät ja paljon muuta.
Näin voit tuoda tehtäviä Asanaan CVS-tuontiohjelman avulla:
- Kirjaudu Asana-tilillesi.
- Etsi +-painike yllä olevasta valikkopalkista. Aloita uusi projekti napsauttamalla.
- Valitse avattavasta valikosta "Lisää tehtävä" ja napsauta sitten "CSV".
- Vedä tiedosto hiirellä maahantuojaan.
- Riippuen siitä, onko laskentataulukossasi otsikkorivi vai ei, napsauta "Käytä ensimmäistä riviä sarakkeiden niminä".
- Täytä tiedot "Karttapylväät" -ikkunaan.
- Aloita tuonti napsauttamalla vasemmassa alakulmassa olevaa painiketta.
Ennen kuin tuot tehtävän, voit tehdä joitakin muotoilumuutoksia tietomerkintöihisi. Jos yhdistät laskentataulukkosi Asanaan, kaikki sujuu sujuvammin. Tässä on muutamia vinkkejä sarakkeiden nimeämiseen, jotta ne kartoitetaan automaattisesti Asanassa:
- Voit lisätä toimeksiantajan yksittäisiin tehtäviin. Käytä heidän sähköpostiosoitettaan kartoittaaksesi ne onnistuneesti.
- Erota aloituspäivä ja eräpäivä kahteen sarakkeeseen. Jotta voit seurata niitä Asanassa, sinun on käytettävä kuukausi/päivä/vuosi-muotoa.
- Luo yksityiskohtaiset mukautetut kentät, jos omistat Asana Premiumin. Käytä osioita määrittääksesi prioriteettisi.
- Aseta virstanpylväitä, joiden avulla voit seurata projektin kehitystä.
Kuinka peruuttaa Asana?
Jos olet siirtynyt toisen projektipäällikön palvelukseen, voit peruuttaa Asana-tilauksesi milloin tahansa. Tämä koskee sekä ilmaisia käyttäjiä että laskutuksen omistajia. Laskutuksen omistajat voivat myös käyttää kaikkia ostettuja ominaisuuksia uusimispäivämäärään asti. Kun peruutat tilauksesi, et voi enää käyttää mitään työkalua.
Laskutuksen omistajana voit myös peruuttaa yksittäisiä maksullisia suunnitelmia milloin tahansa. Voit esimerkiksi peruuttaa Premium-työtilan seuraavasti:
- Avaa hallintakonsoli.
- Siirry Laskutus-välilehteen.
- Napsauta "Muokkaa suunnitelmaa".
- Valitse peruutus.
Voit tehdä kaikenlaisia muutoksia tilaukseesi "Laskutus"-välilehden kautta. Uuteen maksulliseen sopimukseen vaihtamisen lisäksi voit myös siirtää omistajuuden toiselle jäsenelle. Muista, että vain Workspace-jäsenet voivat olla laskutuksen omistajia. Jäsenet, joilla on rajoitettu käyttöoikeus, eivät saa vaikuttaa maksullisiin suunnitelmiin.
Asanalla on myös 30 päivän koeaika. Peruutusehdot ovat samat, eli voit lopettaa kokeilun milloin tahansa. Näin voit peruuttaa Asanan ilmaisen kokeilun aikana:
- Siirry hallintakonsoliin.
- Avaa Laskutus-välilehti.
- Napsauta "Peruuta kokeilu" lopettaaksesi ilmaisen tilauksesi.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
1. Kuinka poistan Asanan?
Ilmaiset kokeilujaksot ovat loistava tapa selvittää, toimiiko jokin sinulle. Jos käy ilmi, että Asana ei miellytä sinua, voit poistaa tilisi käytöstä. Voit tehdä sen seuraavasti:
1. Kirjaudu tilillesi ja siirry "Profiiliasetuksiin".
2. Avaa Tili-välilehti.
3. Valitse vaihtoehto "Poista tili käytöstä".
Muista, että tämä toimenpide on peruuttamaton. Kun päätät poistaa käytöstä, menetät kaikki tilin tiedot. Jos muutat mieltäsi Asanasta, sinun on kirjauduttava sisään uudelleen.
Jos olit organisaation tai työtilan jäsen, sinun ei tarvitse huolehtia projektin keskeytyksestä. Kaikki tehtävät pysyvät ennallaan, vaikka poistaisit tilisi.
2. Kuinka poistat työtilan Huddlesta?
Asana ei tietenkään ole ainoa ohjelmisto etätyöskentelyyn. Huddle on toinen projektinhallintaratkaisu, joka tarjoaa samanlaisia yhteistyötyökaluja. Voit käyttää sitä sekä iOS- että Android-laitteilla, ja se tarjoaa kuukausittaisen tilauksen.
Kuten Asanassa, voit jakaa tiedostosi luomalla työtilan tiimillesi. Jäsenet voivat sitten muokata työtilaa mielensä mukaan ja kutsua lisää ihmisiä mukaan. Näin voit luoda uuden työtilan Huddlessa:
1. Kirjaudu tilillesi ja avaa kojelauta.
2. Etsi Luo uusi työtila -painike ja napsauta sitä.
3. Valitse työtilalle tili ja napsauta "Seuraava".
Voit aloittaa kutsujen lähettämisen, kun olet suorittanut vaiheet.
Toisin kuin Asana, Huddle antaa sinun poistaa jaetun tilan projektin päätyttyä. Kuitenkin vain tilin ylläpitäjillä on lupa tehdä niin. Näin voit poistaa työtilan Huddlesta:
1. Siirry profiiliisi. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa nuolta avataksesi pudotusvalikon.
2. Siirry kohtaan Tilin asetukset > Työtila.
3. Etsi työtila, jonka haluat poistaa. Valitse "Poista" toimintoluettelosta.
4. Vahvista.
Kun olet poistanut työtilan Huddlesta, et voi kumota sitä. Varmista, että kaikki tehtävät on suoritettu, ennen kuin päätät poistaa työtilan.
Rehellisen päivän työ
Etätyöskentely ei ole koskaan ollut helpompaa laajan projektinhallintaohjelmistovalikoiman ansiosta. Asana on ehdottomasti listan kärjessä yhteistyötyökalujen ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän suhteen.
Työtilan luominen on loistava tapa organisoida, varsinkin kun on kyse suuremmista projekteista. Vaikka et voi kirjaimellisesti poistaa sitä, kun työ on tehty, Asana tarjoaa mahdollisuuden poistaa sen käytöstä.
Käytätkö Asanaa tai jotain muuta työnhallintaohjelmistoa? Onko Workspace mielestäsi käytännöllinen vai haittaako se? Kommentoi alle ja jaa kokemuksesi etäyhteistyöstä.