Kuva 1/9
Kun kyse on jokapäiväisten asiakirjojen haukkumisesta, on harvoin tarvetta mennä Wordin Koti-välilehden ulkopuolelle. Mutta käyttöliittymän sisällä on runsaasti lisätyökaluja, jotka odottavat löytämistä. Nämä ominaisuudet eivät todellakaan ole "salaisia", mutta monet käyttäjät eivät koskaan löydä niitä – ja ne voivat säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa.
Alla hahmotellaan 20 suosituinta Wordin helposti huomiotta jäävää ominaisuutta. Monet niistä ovat olleet Wordissa yli vuosikymmenen ja ne löytyvät Word XP:n ja Word 2003:n valikoista, mutta keskitymme Word 2007:n ja sitä uudempien versioiden nauhakäyttöliittymään, joka loppujen lopuksi keksittiin auttamaan. käyttäjät löytävät ohjelmiston esoteerisempia ominaisuuksia.
1. Valitse Samanlainen muotoilu
Ihanteellisessa maailmassa jokaiselle asiakirjasi elementille on määritetty tyyli. Mutta jos olet luottanut paikalliseen muotoiluun, globaalien muutosten tekeminen on silti helppoa. Muokkaus-osio Etusivu-välilehden oikeassa reunassa sisältää kätevän vaihtoehdon "Valitse kaikki teksti, jolla on samanlainen muotoilu". Tämän avulla voit helposti korostaa kaikkia ad hoc -otsikoita, kuvatekstejä ja niin edelleen kerralla ja muokata niiden ulkoasua yhdellä iskulla – tai soveltaa tyyliä helpottamaan hallintaa tulevaisuudessa.
2. Leikepöytäpaneeli
Leikepöytäpaneeli tarjoaa kätevän tavan pitää leikepöydälläsi useampi kuin yksi elementti kerralla. Napsauta pientä ponnahdusikkunan kuvaketta Aloitus-välilehden Leikepöytä-osiossa avataksesi sen. Jopa 24 viimeisintä leikkaus- ja kopiointitoimintoa muistetaan, ja voit napsauttaa mitä tahansa niistä liittääksesi sen lisäyskohtaan. Alareunan avattavasta Asetukset-valikosta voit hallita, milloin Leikepöytä-paneeli tulee näkyviin. yksi vaihtoehto on saada se näkyviin, kun painat Ctrl+C kahdesti.
3. Käännä
Wordin arvostelu | Käännä-toiminto lähettää asiakirjasi tekstin Microsoft Translator -verkkosivulle ja näyttää käännöksen selainikkunassa. Word 2010:ssä ja 2013:ssa voit myös aktivoida Review | Käännä | Mini Translator, joka näyttää haamukuvan, kun viet hiiren valitun tekstikohdan päälle; siirrä osoitin sen päälle nähdäksesi ponnahduskäännöksen valitsemallasi kielellä. Valittavana on kymmeniä kieliä: selaa niitä valitsemalla Käännös-pudotusvalikosta Valitse käännöskieli.
4. Kerning
Ammattimainen työpöytäjulkaisuohjelmisto tukee kerningiä – merkkivälien valikoivaa säätöä, jotta tekstistä tulee esteettisesti miellyttävämpi. Word ei tee tätä oletuksena, mutta se voidaan ottaa käyttöön napsauttamalla ponnahduskuvaketta Aloitus-välilehden Fontti-osiossa ja rastittamalla "Kerning for fonts" -ruutuun. syötä vähimmäispistekoko oikealla olevaan ruutuun. Jos käytät välilyöntiä pienissä fonteissa, kirjaimet voivat kuitenkin näyttää juoksevan yhdessä, mikä heikentää luettavuutta.
Käytä näppäinyhdistelmää CTRL+D tai Macissa CMD+D. Tämä pikanäppäin vie sinut suoraan Fontit-näyttöön riippumatta siitä, mitä versiota käytät. Word 2007:n tai sitä vanhemman version käyttäjien on tarkistettava Merkkivälit-vaihtoehto. Jos käytät uudempaa versiota, valitse "Lisäasetukset"-välilehti ponnahdusikkunan yläosasta yllä olevan kuvan mukaisesti.
5. Lisää kaavio
Jos haluat sisällyttää asiakirjaan Excel-kaavion, sinun ei tarvitse poistua Wordista. Valitsemalla Insert | Wordin kaavio avaa pienen Excel-näkymän, jossa voit muokata tai tuoda tietojasi. Sulje vain Excel-ikkuna, kun olet valmis – se näytetään kaaviomuodossa Wordissa. Word-ikkunan yläosassa olevat Kaaviotyökalut-välilehdet antavat sinulle täyden hallinnan kaavion ulkoasusta ja ulkoasusta, joten Exceliä ei tarvitse käynnistää manuaalisesti.
6. SmartArt
SmartArt auttaa havainnollistamaan prosesseja ja suhteita lähes 200 valmiiksi suunnitellulla asettelulla pyramidiorganisaatioille, syklille, hierarkialle, matriiseille ja muille. Voit käyttää sitä Wordissa napsauttamalla Lisää | SmartArt ja valitse malli. Kirjoita sitten tarrat näkyviin tulevaan kelluvaan paneeliin ja muuta SmartArtin kokoa vetämällä kahvoja. Jos haluat sen kelluvan asiakirjasi päällä, voit tehdä tämän helposti luomalla tekstilaatikon (Insert | Text Boxin kautta) ja asettamalla SmartArt sen sisään.
7. Lisää kuvakaappaus
Jos kirjoitat opetusohjelmaa – tai haluat vain helpon tavan sisällyttää asiakirjaan kuvan toisesta ohjelmasta – voit napata Windowsin työpöydän alueen valitsemalla Lisää | Kuvakaappaus; pudotusvalikosta voit tuoda minkä tahansa avoimen ikkunan suoraan kuvana. Vaihtoehtoisesti voit valita Näytön leikkaus -vaihtoehdon vetääksesi suorakulmion hiirellä ja kaapataksesi mukautetun alueen näytöstä.
8. Aseta pikaosat
Yritysten on usein luotava kirjeitä ja asiakirjoja, jotka sisältävät vakioelementtejä tai kappaleita, kuten osoitteen. Wordin automaattinen tekstiominaisuus voi auttaa. Valitse tekstin osa ja valitse sitten Lisää | Pikaosat | Automaattinen teksti | Tallenna valinta automaattiseen tekstigalleriaan. Voit nyt lisätä kyseisen tekstin uudelleen mihin tahansa asiakirjaan valitsemalla sen Lisää | Pikaosat | Automaattinen teksti -valikko. Voit myös määrittää pikaosat elementeille, kuten yrityksesi nimelle ja sähköpostiosoitteelle, ja Building Blocks Organizerissa voit määrittää myös pikamalleja ja objekteja.
Muista, että tämä vaihtoehto ei ole Mac-käyttäjien käytettävissä kirjoitushetkellä.
9. Tavutus
Parittoman sanan salliminen kahdelle riville voi parantaa asiakirjasi ulkoasua. Se voi estää oikeaa marginaalia tulemasta liian repaleiseksi tai täysin perustellussa tekstissä se voi estää suuria valkoisen tilan "saaria" muodostumasta jokaisen sanan väliin. Word voi tavuttaa sanoja automaattisesti tarpeen mukaan, mutta ominaisuus on oletuksena pois päältä: ota se käyttöön siirtymällä Sivun asettelu -välilehteen ja valitsemalla Tavutus | Automaattinen.
10. Rivinumerot
Jos viittaat koodiin, oikeudellisiin asiakirjoihin tai jopa runouteen, sinun kannattaa numeroida rivisi helpommin. Wordin numeroitu luettelotyökalu käyttää sisennysasetuksia, jotka eivät välttämättä ole haluamasi: valitse Sivun asettelu | Sen sijaan rivinumerot ja Word käyttävät siistiä numerointia asiakirjan marginaalissa. Oletuksena rivinumerointi on käytössä koko asiakirjassa, mutta voit ohittaa valitun tekstin valitsemalla Rivinumerot | "Pilto nykyiselle kappaleelle".
11. Digitaaliset allekirjoitukset
Aina ei ole selvää, onko digitaalinen asiakirja aito alkuperäinen. Jos haluat allekirjoittaa asiakirjan henkilökohtaisella salausavaimella, siirry Tiedosto-välilehteen (tai palloon Word 2007:ssä), valitse Suojaa asiakirja ja valitse "Lisää digitaalinen allekirjoitus". sinua pyydetään tallentamaan asiakirja ennen kuin allekirjoitus lisätään. Allekirjoitus mitätöityy automaattisesti, jos asiakirjaa muutetaan, joten sen olemassaolo takaa aitouden. Jos haluat kutsua jonkun muun allekirjoittamaan asiakirjan, siirry Lisää-välilehteen ja valitse Teksti-osiossa Allekirjoitusrivi.
12. Vesileima
Kun jaat asiakirjan luonnosta tai jaat jotain yksityistä työtoverin kanssa, on hyödyllistä pystyä merkitsemään sivu vesileimalla, jotta näet yhdellä silmäyksellä, minkä tyyppisestä asiakirjasta on kyse. Sivun asettelu -välilehden avattavassa Vesileima-valikossa voit lisätä suuren harmaan vesileiman, jossa lukee "LUONNOS", "LUOTTAMUKSELLINEN" tai "KIIREELLINEN" kahdella napsautuksella. Valitse Mukautettu vesileima sijoittaaksesi oman tekstisi tai kuvan.
Mac-käyttäjien on käytettävä Lisää-välilehteä tietokoneen näytön yläosassa päästäkseen Vesileima-vaihtoehtoon.
13. Lainaukset
Akateemisissa töissä Word voi myös auttaa sinua hallitsemaan lainauksiasi. Viitteet-välilehdessä on painike, jolla voit hallita lähteitä. tähän voit syöttää jokaisen viittaamasi teoksen tiedot ja lisätä sitten viittauksia niihin napsauttamalla Lisää lainaus -valikkoa. Voit valita lainausmuodon 14 tunnistetusta tyylistä, mukaan lukien APA- ja MLA-standardit, ja lopuksi voit luoda bibliografian yhdellä napsautuksella.
14. Makrot
Officen komentosarjakäyttöliittymä on vähintäänkin hienostunut, mutta jos haluat automatisoida yksinkertaisen, toistuvan tehtävän, sinun ei tarvitse kirjoittaa koodiriviä. Napsauta Näytä-välilehden avattavaa Makrot-valikkoa ja valitse Tallenna makro. Valitse avautuvasta valintaikkunasta painike tai pikanäppäin (muista napsauttaa Assign vahvistaaksesi valintasi). suorita sitten tehtävä, jonka haluat automatisoida. Kun olet valmis, palaa pudotusvalikkoon ja valitse Lopeta tallennus. Valitsemasi painikkeen tai näppäinyhdistelmän painaminen milloin tahansa toistaa tallentamasi toiminnot.
15. Jäsennysnäkymä
Jos käytät Wordia suuressa projektissa, kuten yliopiston väitöskirjassa tai romaanissa, voi olla hyödyllistä jakaa asiakirja osiin ja alaosiin. Siirry Näytä | Outline käyttää hierarkkista näyttöä, jonka avulla voit merkitä otsikot ja tiivistää leipätekstin niiden alle. Tämä antaa sinulle selkeän yleiskuvan asiakirjastasi, joka voidaan vaivattomasti järjestää uudelleen siirtämällä osia ympäriinsä. Voit myös kerätä useita asiakirjoja yhdeksi pääprojektiksi: napsauta Näytä asiakirja Jäsennys-välilehden Pääasiakirja-osiossa tuodaksesi tai luodaksesi aliasiakirjoja.
16. Sivun väri
Jos haluat asiakirjasi erottuvan joukosta, voit käyttää sivun asettelua | Sivun väri -alasvetovalikko taustapesua varten; Valitse Täyttötehosteet ja voit lisätä kuvioita ja pintakuvioita. Täytteet ja kuviot otetaan automaattisesti käyttöön asiakirjasi kaikilla sivuilla. Lisäksi vaikka näet ne näytöllä, niitä ei tulosteta, joten ne eivät häiritse paperikopioidesi luettavuutta.
Jotkut käyttäjät voivat löytää Sivun värit -valinnan Suunnittelu-välilehdestä riippuen käyttämästäsi Microsoft Wordin versiosta ja järjestelmästä.
17. Lisää indeksi
Kolmas hyödyllinen ominaisuus pidempiin töihin on kyky luoda automaattisesti indeksi. Käyttääksesi tätä ominaisuutta, sinun on ensin merkittävä viittaukset tekstiin valitsemalla asianmukainen sana tai ilmaus ja napsauttamalla sitten Viitteet | Lisää indeksi. Kun olet merkinnyt kaikki otsikot, luo hakemisto napsauttamalla Lisää hakemisto. Tämä sisältää viittauksia merkitsemiisi tapauksiin ja itse päivittyviä linkkejä sivunumeroihin, joilla ne näkyvät.
18. Yhdistä ja vertaa asiakirjoja
Word voi automaattisesti vertailla tai yhdistää kahta dokumenttia: löydät työkalun kohdasta Tarkista | Vertailla. Jos haluat tehdä työn itse, napsauta Näytä | Näytä vierekkäin; Tämä sijoittaa asiakirjasi automaattisesti vierekkäin samoilla zoomauskertoimilla, joten voit helposti katsoa edestakaisin niiden välillä. Jos napsautat Synkroninen vieritys -painiketta, ne jopa vierivät ylös ja alas lukitusvaiheessa, kun liikutat osoitinta tai vedät vierityspalkkia.
19. Asiakirjan tarkastaja
Lehdistövirkailijat ja virkamiehet ovat aiemmin joutuneet kuumaan veteen jakaessaan asiakirjoja, joiden metatietoihin on upotettu arkaluontoisia tietoja tai jotka voidaan palauttaa Wordin Track Changes -vaihtoehdolla. Älä tee samaa virhettä: Tiedosto-välilehden Tiedot-osiossa (tai Office 2007:n Orbissa) löydät valikon "Valmistaudu jakamiseen" -pudotusvalikosta vaihtoehtoja, joiden avulla voit tarkistaa piilotetut tiedot (ja vahvistaa yhteensopivuuden muiden Word-versioiden kanssa).
20. Mukauta nauha
Nauhakäyttöliittymä on suunniteltu vakaammaksi kuin erittäin muokattavissa oleva Office 2003 -käyttöliittymä. Jos kuitenkin valitset Tiedosto | Vaihtoehdot | Mukauta nauhaa, voit lisätä siihen uusia toimintoja ja poistaa toimintoja, joita et halua nähdä. Voit lisätä ominaisuuksia, joita ei normaalisti näytetä ollenkaan – siellä on hyödyllinen valikoima "Komennot eivät ole nauhassa" - ja jopa luoda omia välilehtiä. Jos se on liian monimutkaista, voit mukauttaa näytön yläreunassa näkyvää Quick Access -työkalupalkkia käyttämällä pientä alasvetovalikkoa sen oikeassa päässä.
