Gmail tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden etsiä tietyistä kansioista tai koko postilaatikostaan sähköposteja tai liitteitä. Perushakutoiminnolla on kuitenkin rajoituksensa, ellet opi pitkää operaattoreiden luetteloa.
Jos sinulla, kuten monilla ihmisillä, on tuhansia tai jopa miljoonia sähköposteja, tarvitsemasi viestin löytäminen voi olla suhteellisen vaikeaa. Varsinkin kun on kyse liitteistä. Tässä artikkelissa näytämme, kuinka voit paikantaa nopeasti ja helposti suurempia liitteitä Gmailista.
Gmailin tarkennettu haku
Harvat ihmiset käytä Gmailin käyttöliittymän tarkennettua hakutoimintoa. Tietenkin vain harvat käyttävät myös Googlen tarkennettua hakua, joten se ei ole itse asiassa kovin yllättävää. Kuitenkin, jos Googlen hakukone on hieman yksinkertaisempi siinä, mitä voit tehdä, Gmailissa ei ole huippuluokan opetusohjelmaa eikä sillä ole erityisen käyttäjäystävällistä käyttöliittymää.
Päästäksesi lisähakutoimintoon, sinun on napsautettava pientä nuolta, joka sijaitsee Gmailin perushakupalkissa.
Sieltä saat kahdeksan erilaista elementtiä tai hakuparametria, joita voit käyttää. Tämän pitäisi antaa sinun suodattaa tulokset paljon paremmin kuin käyttämällä avainsanoja hakupalkissa.
Voit käyttää tätä toimintoa hakemaan tiettyjä lähettäjiä, vastaanottajia, aiheita, sanoja jne. Mielenkiintoisin on kuitenkin vaihtoehto, jonka avulla voit etsiä sähköposteja, jotka eivät sisällä tiettyjä sanoja. Tämä tarkoittaa, että voit välittömästi suodattaa tietyt arkaluontoiset sähköpostit pois, jos teet tämän tarkennetun haun jonkun valvovan sinua.
Voit myös sisällyttää tai sulkea pois keskusteluja luettelosta. Tämä on todella mielenkiintoista ja hyödyllistä. Jos luotat vain perushakutoimintoon ja haet postilaatikostasi lähettäjän mukaan, tuloksissa näkyvät sekä sähköpostisi että chat-historiasi lähettäjän kanssa.
Liitteiden suodatin
Aloita liitetiedostoja sisältävien sähköpostien etsiminen valitsemalla ensin Has Attachment -ruutu tarkennetun haun käyttöliittymästä.
Voit myös valita päähakuparametrin Kaikki viestit -kohtaan siltä varalta, että et halua järjestää sähköpostisi omistettuihin kansioihin. Monet ihmiset eivät tee tätä, joten se on ok.
Sitten sinun on määritettävä numero Koko-ruutuun. Tämän jälkeen voit etsiä sähköpostiviestiä, joka sisältää liitteen, joka on joko suurempi tai pienempi kuin annettu arvo. Arvo voidaan ilmaista kilotavuina, tavuina ja megatavuina. Voit vaihtaa kolmen välillä sen mukaan, kumpi on järkevämpi.
Voit myös lisätä aikakehyksen toiseksi parametriksi, jos uskot sen auttavan. Kun kaikki asetuksesi on asetettu, voit napsauttaa hakuliittymän oikeassa alakulmassa olevaa linkkiä tallentaaksesi suodattimen tulevaa käyttöä varten. Jos et usko tarvitsevasi tätä, napsauta vasemmalla olevaa suurennuslasia käynnistääksesi kyselyn uudella suodattimellasi.
Tulosten pitäisi palata lähes välittömästi, riippuen tietokoneesta ja Internet-palveluntarjoajasta.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää myös perushakupalkin operaattoreita.
- Koko: [tiedoston koko] – tätä käytetään sellaisten viestien tai sähköpostien etsimiseen, jotka ovat suurempia kuin ilmoitettu koko B, KB tai megatavuina. (eli Koko: 4MB näyttää sähköpostit, jotka ylittävät 4 Mt, mukaan lukien liitteet.)
- Pienempi: [tiedoston koko] – tämän operaattorin avulla voit etsiä viestejä, jotka ovat pienempiä kuin ilmoitettu arvo. (eli Pienempi: 19KB näyttää alle 19 kt:n sähköpostit.)
Muita tapoja suodattaa sähköpostit
Jos sinulla on edelleen vaikeuksia löytää etsimäsi sähköpostin liite, voit rajata tuloksia muutamalla muulla tavalla. Hakutulosten yläosassa on useita vaihtoehtoja, joilla voit suodattaa valinnan.
Käytä tätä näppäintä ymmärtääksesi paremmin, mitä voit tehdä:
- Suodata vain kuvien mukaan – Jos etsimäsi liite on kuva, valitse hakutuloksista ensimmäinen vaihtoehto. Se suodattaa automaattisesti kaikki ei-kuvaliitteet.
- Suodata vain videoiden mukaan – Tämä poistaa kaikki tulokset, jotka eivät sisällä videoliitettä.
- Hae aikakehyksen mukaan – Valitse jokin avattavasta valikosta tai valitse mukautettu vaihtoehto, jonka avulla voit valita tietyt päivämäärät ja kellonajat.
- Hae lähettäjän tai vastaanottajan mukaan – Neljännen vaihtoehdon avulla voit rajata liitteen lähettäneen tai vastaanottaneen toisen osapuolen.
- Lisäasetukset – Jos haluat palata yllä lueteltuihin alkuperäisiin vaihtoehtoihin, voit tehdä sen napsauttamalla viidettä vaihtoehtoa.
Jos olet löytänyt etsimäsi liitteen, voit helposti ladata sen laitteellesi tai lähettää sähköpostin edelleen toiselle henkilölle. Ladataksesi liitteen sinun tarvitsee vain viedä osoitin sen päälle ja klikata näkyviin tulevaa latauskuvaketta.
Voit myös napsauttaa liitettä hiiren kakkospainikkeella ja valita vaihtoehdon lähettää se kokonaan uuteen sähköpostiin tai suodata se Gmailissa olevaan kansioon säilyttääksesi sen.
Auttaako tämä todella?
Saapuneet-kansion paremman järjestämisen kannalta siitä voi olla jossain määrin apua. Kun saat etsimäsi tulokset, sinun on alettava tarkistaa manuaalisesti, missä sähköpostissa on suurin liite. Jos sinulla on kaksi tai kolme sivua tuloksia, se ei tarkoita, että suurin liite on listattu korkealla listalla.
Näytetyt sähköpostit on edelleen järjestetty päivämäärän mukaan uusimmasta vanhimpaan. Siksi, jotta liitteiden hallinta olisi helpompaa, sinun tulee asettaa etusijalle eri kansioiden luominen erityyppisille tiedostoille.
Tällä tavalla voit erottaa valokuvat videotiedostoista, e-kirjat äänitiedostoista ja niin edelleen. Tämän pitäisi antaa sinulle parempi käsitys siitä, mistä etsiä suurimmat liitteet. Voit myös käyttää kansioita liitteitä sisältävien sähköpostien järjestämiseen tiettyjen kokoparametrien mukaan.
Viimeinen ajatus
Aivan kuten Google tarjoaa käyttäjille useita hakuparametreja online-kyselyihin, niin tarjoaa myös Gmail. Vaikka Gmailin tarkennetulla hakukentällä on huomattavasti yksinkertaisempi käyttöliittymä, se tekee silti hyvää työtä sähköpostien lajittelussa tärkeiden parametrien mukaan.
Yksi alue, josta Gmail puuttuu edelleen, ovat todelliset lajitteluvaihtoehdot. Jos haluat järjestää sähköpostisi koon, liitetyypin tai muiden ominaisuuksien mukaan, sinulla on edelleen hyvin rajallisia saavutuksia.